Compliance

Compliance-Richtlinie der HITAG GmbH

1. Definition und Geltungsbereich

Compliance bedeutet die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien sowie Vorschriften und internen Anweisungen in Unternehmen. Die vorliegende Compliance-Richtlinie dient den Mitarbeitern der HITAG GmbH und den Mitarbeitern ihrer Tochter- und Beteiligungsgesellschaften als Grundlage, um die rechtlichen und ethischen Herausforderungen in der täglichen Arbeit zu bewältigen.D iese Compliance-Richtlinie gilt verbindlich für die Mitarbeiter und Führungskräfte der HITAG GmbH und stellt zudem die konzernweiten Verhaltensgrundsätze dar. Die Unternehmen der HITAG – Unternehmensgruppe können sich dieser Compliance-Richtlinie anschließen oder eigene Compliance-Richtlinien aufstellen, sofern diese nicht der vorliegenden widersprechen.

2. Verhaltensgrundsätze

Jeder Mitarbeiter der HITAG Gruppe hat folgende Verpflichtungen:

  • Alle im eigenen Verantwortungsbereich geltenden Gesetze und Richtlinien sowie Vorschriften und internen Anweisungen müssen eingehalten werden.
  • Für alle Tätigkeiten und Geschäftsbeziehungen gelten Fairness und Respekt.
  • Achtung und Förderung des Ansehens der HITAG GmbH und der HITAG Gruppe
  • Vermeidung von Interessenkonflikten zwischen geschäftlichen und privaten Angelegenheiten
  • Keine Verschaffung unrechtmäßiger Vorteile für sich oder andere
  • Einhaltung der Bestimmungen über Arbeitssicherheit, Umweltschutz und Datenschutz
  • Schutz des Unternehmensvermögens vor Verlust und Missbrauch
  • Umgehende Meldung von Regelverstößen an Vorgesetzte, die Geschäftsführung oder den externen Compliance-Beauftragten (s. Punkt 14.)

Folgende Verpflichtungen gelten darüber hinaus für alle Führungskräfte der HITAG Gruppe:

  • Einhaltung der Leitsätze der ARAN Holding GmbH
  • Beurteilung von Mitarbeitern ausschließlich nach Leistung
  • Einhaltung dieser Compliance-Richtlinie im eigenen Verantwortungsbereich

3. Informationspflicht

Alle Mitarbeiter der HITAG Gruppe müssen sich über die geltenden Gesetze, Richtlinien sowie Vorschriften und internen Anweisungen, die für den eigenen Arbeitsbereich relevant sind, informieren. In Zweifelsfällen muss der jeweilige Vorgesetzte um Rat gefragt werden. Vorgesetzte selbst müssen ggf. rechtlichen Rat einholen.

4. Gleichbehandlung

Die HITAG Gruppe toleriert keine Benachteiligungen aus Gründen der Abstammung, der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der sexuellen Identität, der Weltanschauung, der Religion, einer Behinderung oder des Alters. Diskriminierung oder Belästigung jeglicher Art werden nicht geduldet. Dies gilt im Besonderen für den Umgang mit Kollegen, Mitarbeitern und Geschäftspartnern, aber auch bei der Einstellung, Beförderung oder Freistellung von Personal.

5. Integrität im Geschäftsverkehr

  • Korruption ist strikt verboten.
  • Es ist verboten, Mitarbeitern oder Vertretern in- oder ausländischer Unternehmen rechtswidrige persönliche Vorteile zu gewähren, anzubieten oder zu versprechen.
  • Es ist verboten, Bestechungshandlungen mit Hilfe von anderen durchführen zu lassen, z. B. von Angehörigen, Freunden, Agenten, Beratern oder Vermittlern.
  • Werbeartikel mit einem Wert von unter 10 €/Stück sind ausgenommen. Geschenke pro Person und Jahr von bis zu 35 € an Geschäftspartner sind in Deutschland zulässig und können als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
  • Es ist verboten, unrechtmäßige Handlungen anderer zu unterstützen.

6. Fairer Wettbewerb

  • Es gilt die strikte Einhaltung des Kartellrechts und des Wettbewerbsrechts.
  • Schutzrechte Dritter sind zu respektieren.
  • Absprachen mit Wettbewerbern, z. B. über Preis, Mengen und Konditionen, und eine Marktaufteilung sind verboten.

7. Schutz interner Informationen

Die Weitergabe oder Veröffentlichung von unternehmens- bzw. gruppeninternen Informationen ist untersagt.

8. Vermeidung von Interessenkonflikten

Private Interessen und Interessen der HITAG GmbH bzw. ihrer Tochter- und Beteiligungsgesellschaften sind strikt voneinander zu trennen. Es ist untersagt,

  • Aufträge an nahestehende Personen (Familie, Ehepartner, Freunde, private Geschäftspartner) zu vergeben, soweit deren Leistungen und Konditionen nicht einem unabhängigen Drittvergleich standhalten
  • Aufträge an Unternehmen zu vergeben, in denen nahestehende Personen (s. o.) arbeiten
  • Aufträge an Unternehmen zu vergeben, an denen nahestehende Personen (s. o.) mit mehr als 5% beteiligt sind
  • Nebentätigkeiten für Wettbewerbsunternehmen auszuüben
  • Nebentätigkeiten für Geschäftspartner auszuüben
  • Ausnahmen können nur von der Geschäftsführung oder vom Gesellschaftervertreter genehmigt werden.

9. Einladungen, Geschenke, persönliche Vorteile

  • Mitarbeiter der HITAG Gruppe dürfen grundsätzlich keine persönlichen Vorteile für sich oder nahestehende Personen (s. o.) annehmen oder diese fordern oder sich versprechen lassen.
  • Bestimmte persönliche Vorteile wie Essenseinladungen, Einladung zu Sportveranstaltungen oder Geschenke dürfen nur dann angenommen werden, wenn
    • keine Gegenleistung erwartet wird
    • nicht der Eindruck entsteht, es werde eine Gegenleistung erwartet
    • der Vorteil im Rahmen allgemein üblicher Geschäftsgepflogenheiten liegt
    • der Vorteil nicht gegen ein Gesetz verstößt

10. Kooperation mit Behörden

Mitarbeiter der HITAG Gruppe stellen Behörden alle erforderlichen Informationen vollständig, richtig und rechtzeitig zur Verfügung.

11. Gesetze gegen Geldwäsche

Die HITAG GmbH und ihre Tochter- und Beteiligungsgesellschaften arbeiten nur mit seriösen Geschäftspartnern zusammen, die keine illegalen Finanzmittel verwenden. Mitarbeiter der Gruppe müssen die Gesetze gegen die Geldwäsche befolgen und einen Verdacht auf Geldwäsche sofort der Geschäftsführung melden.

12. Spenden

Geld- und Sachspenden müssen von einem Mitglied der Geschäftsführung schriftlich genehmigt werden. Spenden im Wert über 1.000 €/Jahr bedürfen der Zustimmung zweier Mitglieder der Geschäftsführung.

13. Konsequenzen bei Compliance-Verstößen

Die Konsequenzen bei Compliance-Verstößen von Mitarbeitern der HITAG GmbH oder ihrer Tochter- und Beteiligungsgesellschaften reichen von der Abmahnung über die Kündigung bis zu Schadenersatzansprüchen Dritter. Geld- oder Freiheitsstrafen können ebenfalls eine Konsequenz sein, sofern Gesetze verletzt wurden.

14. Externer Compliance-Beauftragter

Als externer Compliance-Beauftragter fungiert RA Volker Schmied, Am Burgfeld 10, 23568 Lübeck.

Bad Schwartau, 01.04.2015